一句话管理所有会议：录音到纪要到待办到推送全自动

一场两小时的会议，痛苦不在开会，而在会后：录音回放找重点、手写纪要靠记忆补、待办贴在群里没人认领、下周一又想不起来谁答应了什么。

一个会 = 一段录音 = 一份纪要 = 一张待办表 = 一次推送，中间四步全让 WorkBuddy 干完。你在会上负责说人话，会后不用碰键盘。

一、真实场景与痛点 #

• 销售总监每周三开渠道会，五个人轮流讲，他要记住每个渠道这个月的承诺和交付时间。
• 项目复盘会开完，待办写在白板上，三天后没人动。
• 客户谈单会，谈成了什么条件、谁负责回合同，全靠散会后自己回忆。

共同点：信息都在，但没人有时间把它结构化。

二、准备什么 #

• 会议录音：手机自带的录音、会议软件（腾讯会议/钉钉/企微会议）的本地录音都行。
• 转写方案（两种，按需选）：
• 一是 WorkBuddy 内置的多模态能力直接读录音文件转写；
• 二是用本地转写类技能（例如 Local Whisper 这类）先转出文字稿，再交给 WorkBuddy 出纪要。（注：这类技能需要你自行安装并确认在当前版本可用，属经验建议，官方未强制预置。）
• 一个术语表文件（后面第 3 步会用到，这是提升准确率的关键）。
• 推送通道：企业微信 / 钉钉 / 飞书机器人已配置好，配置细节见各平台机器人教程（本站「40+ 篇免费教程」里有逐平台拆解）。

三、操作流程 #

第 1 步：把录音丢进去，先出纪要

这是刚开完的会议录音（文件在 @录音文件 或已上传）。请按下面结构输出会议纪要：

【输入】一段会议录音，时长约 X 分钟，参会人：张总（甲方）、李经理（我方销售）、王工（我方技术）。

【输出格式】
1. 结论（不超过 5 条）：只写达成共识的东西，每条一句话；
2. 决议事项：表格，列为 | 事项 | 结论 | 负责人 | 时间节点 |；涉及金额、交付时间、责任归属的必须写清；
3. 待办清单：表格，列为 | 序号 | 待办内容 | 责任人 | 截止时间 | 优先级(高/中/低) |；
   同一件事要拆到能直接派活的颗粒度，不能写"跟进一下"；
4. 分歧与未决：列出没谈拢的问题和各自立场；
5. 风险提示：如果某条待办在现有资源下可能超期，单独标出。

【硬性要求】
- 语气简洁，不要复述发言原文，用书面中文；
- 发言人识别不清时标"【听清】"，不要编造人名；
- 专业名词以我提供的术语表为准（术语表见下方 @术语表 文件），术语表里没有的按上下文合理推断并在首次出现时用括号标注中文；
- 全程不要添加录音里没有的结论。

第 2 步：给它一张术语表（这一步能显著提升质量）

在对话里另起一句，或者直接在描述里贴进去：

补充术语校准规则，之后处理这个团队的会议都按这个来：
- "XX 平台"= 我们自研的接单系统；
- "打单"= 生成报价单并打印盖章，不是打发票；
- "云南区"= 云贵片区（含昆明、曲靖、玉溪），不含四川；
- 人名只认这 5 个：张总、李经理、王工、周主管、陈会计；别的称呼一律标"【听清】"。

效果：这一步做完，'打单'被识别成'打印发票'这类事故基本归零。

第 3 步：让它把待办推到群里

基于刚才的纪要，把「待办清单」那部分整理成一条可以发到企业微信部门的消息，
要求：
1. 开头一行写会议名称和日期；
2. 每条待办按「@责任人」+ 内容 + 截止时间的方式写，方便在群里直接指派；
3. 高优先级的前置用【紧急】标出；
4. 总长度控制在 400 字以内，方便手机一屏看完；
5. 先不要发送，把要发的内容完整贴给我确认。

注意最后那句"先不要发送"：第一次跑一定要让它贴给你看，确认格式再解锁。确认无误后，再补一句"可以发送了"。

第 4 步：归档

把最终版纪要（含结论、决议、待办、风险）保存为 markdown 到 工作空间 docs/会议纪要/2026-10/ 目录，
文件名「日期-会议名-纪要.md」，并在纪要末尾追加一个"待办状态"分区，
附上当前每条待办的负责人和截止时间，方便下次会议时我直接读这份文件做进度核对。

四、三类会议的输出差异（经验建议） #

五、成果怎么验收 #

• 能不能直接发群：不用再手改格式，粘进去就是能看的。
• 待办是不是能派活：每条都有明确责任人和时间，没有"跟进""关注"这类虚词。
• 人名和术语对不对：抽查 3 个专业名词和 2 个人名，错了就用术语表那一步补。
• 下会能不能接着用：再开会的提示词里加一句"先读上一份纪要的待办状态分区，核对上次待办完成情况"，进度就有连续性了。

六、常见坑 #

坑 1：录音收音太远，AI 只能瞎猜。
两米以外的发言基本救不回来。对策：手机贴近或让会议软件录系统音+麦克风；实在听不清的地方它会标"【听清】"，看到这些标记就知道哪些得靠你自己补。

坑 2：专业名词全打成同音错字。
"配电柜"打成"配电梯"、"打单"打成"打单子"，通病。所以术语表不是可选项，是必做项，而且要在提示词里点名"以术语表为准"。

坑 3：把不该外发的会议内容推进群。
谈价、人事、技术底牌这类会，别用群机器人。要么只推给负责人私聊，要么先让它"贴给我看"过一遍。

坑 4：待办推了没人认领。
群里 @ 了不等于别人看见。经验做法是：高优先级待办在群里 @ 之后，再单独给责任人发一条简短私聊提醒，两条通道叠加才有效。

坑 5：每场会都新写一遍提示词。
做三场之后就该把它固化成 Skill 了，方法看《自建 Skill 与 AI 自驱动工作流》。

七、FAQ #

Q1：没有录音，只有会议软件自带的转写文字稿，能用吗？
A：能，把文字稿当输入文件传进去即可，只是要先确认转写稿本身的准确率。

Q2：开会时能不能实时生成纪要？
A：需要实时能力时可以让它按固定节奏跑（比如每 15 分钟让它核对一次已确定的结论），但实时纪要的准确度不如会后完整处理，建议只用来做提醒。

Q3：怎么防止它把我的话理解成会议结论？
A：提示词里明确"只写达成共识的内容，分歧进未决区"，并且让它在不确定的地方标"【存疑】"。

Q4：待办清单能不能进我们的项目管理系统？
A：可以先让它输出成表格或 CSV，你再导入现有系统；直连二期系统属定制需求，可找我们做方案评估。

Q5：每场会都这么处理，一年下来的纪要文件会不会乱？
A：只要按「日期-会议名」命名、按月份分目录存，配合《自动化：定时任务让 AI 每天替你干活》定期归档，就不会乱。

八、总结 #

会议管理这条线，最值钱的不是"生成纪要"这一步，而是待办被还到责任人手上。纪要再漂亮，待办躺在本地文件夹里等于没开过会。

建议你先拿最近一场真会试一遍，重点体验三步：贴录音 → 补术语表 → 待办贴给群里确认。术语表这一步最容易被跳过，也最容易见效。

会后纪要要写进在线协作文档的话，可以看《一句话管理腾讯文档》；本站还有「40+ 篇免费教程」，从定时任务到批量文件整理都在其中，可直接复制实操；如果想把全公司的会议流程标准化，1v1 部署陪跑 / 企业内训可通过本站【联系】页留下需求，我们会主动对接。